Vorbereitung auf das Jahresgespräch

Vorbereitung auf das Jahresgespräch

Mit was muss ich im Jahresgespräch rechnen und wie bereite ich mich optimal vor?

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch ist ein offener und vertrauensvoller Dialog, der einmal im Jahr zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten stattfindet. Oft wird das Jahresgespräch auch als „Mitarbeitergespräch“ bezeichnet. Beide Parteien ziehen in diesem 4-Augen-Gespräch eine Bilanz zum vergangenen Jahr und vereinbaren Ziele für das kommende Jahr. Es findet zusätzlich zu regulären Meetings, wie Standort-, Bereichs- und Teammeeting, statt. Das Gespräch ist kein Ersatz für andere Gespräche!

Die Idee für das Jahresgespräch stammt übrigens aus den USA. Dort ist es ein Instrument der Führung durch Zielvereinbarung, dem sogenannten Management by Objectives (MbO). Bei diesem Führungsstil wird durch die Festlegung von Zielen eine ergebnisorientierte Steuerung in den Vordergrund gerückt. Die Erfüllung der Ziele ist wichtig und nicht die Art der Zielerreichung.

Für gewöhnlich dauert das Mitarbeitergespräch maximal zwei Stunden. Wichtig für deren Durchführung ist eine Umgebung ohne Störungen und Unterbrechungen aus dem Tagesgeschäft. Weiterhin ist Vertraulichkeit ein wichtiges Kriterium. Besprochene Inhalte werden von keiner Seite aus dem Raum getragen. Das Jahresgespräch wird als Arbeitszeit angerechnet.

Warum ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch soll die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten verbessern. Es dient der Motivation und Förderung des Mitarbeiters und zielt damit auf die Erreichung der Unternehmensziele ab. Für den Mitarbeiter selbst ist das Jahresgespräch die Möglichkeit, wichtige Dinge anzusprechen.

Was wird im Jahresgespräch besprochen?

Im Mitarbeitergespräch wird das vergangene Jahr ausgewertet, Probleme angesprochen und analysiert, neue Ziele vereinbart sowie auf persönliche Ziele und Weiterbildungen eingegangen. Im Einzelnen umfasst das Jahresgespräch die folgenden Themen:

  1. Auswertung der Leistungen des Mitarbeiters im vergangenen Jahr
  2. Vereinbarung von Zielen für das neue Jahr
  3. Personalentwicklungen
  4. Gehaltsverhandlung (optional)

Auswertung der Leistungen des Mitarbeiters im vergangenen Jahr

Basis für den Rückblick auf das vergangene Jahr bilden die Zielvereinbarungen aus dem letzten Jahresgespräch. Welche Ziele wurden erreicht und welche nicht? Der Mitarbeiter bekommt Feedback zu seinen Leistungen, seinem Verhalten und den durchgeführten Aufgaben. Natürlich kann das für Sie auch Kritik bedeuten! Bleiben Sie bei negativen Feedback immer freundlich. Tragen Sie Kritikpunkte gemeinsam zusammen und erläutern Sie, wie die angesprochenen Punkte beseitigt werden können.

Das Mitarbeitergespräch ist jedoch kein einseitiges Verhör, sondern ein Informationsaustausch beider Seiten auf Augenhöhe. Neben dem Feedback des Vorgesetzen an den Mitarbeiter ist also auch die andere Seite wichtig – das Feedback des Mitarbeiters zur Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzen. Das betrifft insbesondere das Arbeitsklima im Team, die Arbeitsplatzgestaltung sowie das Aufgabengebiet und der Verantwortungsbereich. Was hat Ihnen besonders gefallen, was eher weniger und haben Sie Wünsche für die Zukunft? Wenn Sie etwas zu kritisieren haben, lassen Sie den Kritikpunkt nicht leer im Raum stehen, sondern untermauern Sie ihn mit konkreten Beispielen.

Vereinbarung von Zielen für das neue Jahr

Im Rahmen einer gemeinsamen Zielvereinbarung werden Aufgaben für das neue Jahr besprochen. Wichtig dabei ist, dass Ziele gemeinsam erarbeitet werden! Der Mitarbeiter hat also die Möglichkeit, seine eigenen Erwartungen an seine berufliche Zukunft zu äußern und in das Gespräch einfließen zu lassen. Welche beruflichen Ziele verfolgen denn Sie, als Arbeitnehmer? Zudem zeigen Sie durch das Einbringen eigener Ziele und Ideen gegenüber dem Unternehmen Selbstinitiative und Engagement.

Vereinbarte Ziele gelten für beide Seiten verbindlich. Um diese Verbindlichkeit zu gewährleisten, müssen Ziele konkret beschrieben und messbar sein. Sie müssen zudem in der vorgegebenen Zeit erreichbar sein. Gegebenenfalls können auch Zwischenkontrollen und Meilensteine festgelegt werden. Schließlich können sich während eines Jahres interne oder externe Rahmenbedingungen ändern, die eine Zielerreichung erschweren oder sogar ausschließen.

Personalentwicklungen

Für die Zielerreichung sind eventuell auch Entwicklungsmaßnahmen notwendig. Daher werden im Jahresgespräch auch erforderliche Weiterbildungen angesprochen. Eine ehrliche Selbsteinschätzung ist dabei sehr wichtig. Was können Sie gut, wo haben Sie Nachholbedarf? Was möchten Sie lernen? Gibt es bestimmte Fortbildungen, die Sie gerne besuchen möchten? Wenn Sie eine bestimmte Weiterbildung wünschen, begründen Sie, wie das Unternehmen davon profitiert.

Gehaltsverhandlung

Gehaltsanpassungen sind eigentlich nicht Thema eines Jahresgesprächs. Je nach Unternehmen kann die Verhandlung aber in den Gesprächsabschluss integriert werden. Schließlich ändern sich mit neuen Zielen auch Aufgaben und Verantwortungsbereiche.

Wie kann ich mich auf das Jahresgespräch vorbereiten?

Dem Jahresgespräch liegt ein Jahresgesprächsbogen zugrunde. Dabei handelt es sich um eine Checkliste, die während des Gesprächs gemeinsam ausgefüllt wird. Zum Abschluss wird der Gesprächsbogen von beiden Seiten unterzeichnet und erhält somit einen verbindlichen Charakter. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzter erhalten ein Exemplar des Bogens.

Den Jahresgesprächsbogen erhalten Sie in der Regel bereits einige Zeit vor dem Gespräch von Ihrem Vorgesetzten, mit der Bitte, diesen (grob) auszufüllen. Das umfasst zum Beispiel durchgeführte Aufgaben. Im Gespräch selbst werden die Punkte dann besprochen und zusammen ergänzt. Sie können im Gesprächsbogen also Gesprächsthemen selbst festlegen! Tragen Sie daher Ihre Aufgaben und Erfolge zusammen und warten Sie nicht bis kurz vor Gesprächsbeginn. Nichts ist schlimmer, als wenn Sie später im Gespräch spontan nicht wissen, was Sie eigentlich das vergangene Jahr gemacht haben. Das hinterlässt keinen guten Eindruck. Letztendlich gehen Sie durch eine optimale Vorbereitung auch selbstsicherer in das Gespräch.

Reflektieren Sie sich selbst!

Für die Vorbereitung ist eine ehrliche Selbstreflektion sehr wichtig. Wie schätzen Sie selbst Ihre Leistungen im vergangenen Jahr ein? Was hat besonders gut geklappt und was eher nicht? Wofür könnte und wird man Sie kritisieren? Was ist bei der Erledigung einer bestimmten Aufgabe nicht so rund gelaufen und wie können Sie es in Zukunft besser machen?

Wie sollte ich mich im Mitarbeitergespräch verhalten?

Auch wenn Sie täglich mit Ihrem Vorgesetzen reden und Sie das Gespräch daher eher als überflüssig betrachten – gehen Sie mit Ernsthaftigkeit hinein. Achten Sie auf eine positive Grundeinstellung, schließlich macht der Ton die Musik. Wenn Sie im Gespräch etwas nicht verstanden haben, fragen Sie aktiv nach.

Was mache ich eigentlich mit dem Jahresgesprächsbogen?

Bewahren Sie das Gesprächsprotokoll auch nach dem Gespräch unbedingt auf. Es dient als Ausgangsbasis zum Rückblick auf Zielerreichung für das nächste Jahresgespräch (Retrospektive). Wenn Sie in der Zwischenzeit das Unternehmen verlassen und mit Ihrem Arbeitszeugnis nicht zufrieden sind, steht es Ihnen frei, eine Korrektur Ihres Arbeitszeugnisses beim Arbeitgeber anzufordern. Unter Umständen werden für eine bessere Benotung aber Nachweise für erbrachte Leistungen gefordert. Nun kommt die Gesprächsprotokolle aus vergangenen Gesprächen ins Spiel. Schließlich sind dort die Leistungen verbindlich dokumentiert!

Haben Sie keine Angst vor dem Jahresgespräch, sondern betrachten Sie es als Ihre eigene Show. Hier stehen Sie selbst im Mittelpunkt und nicht Ihre Kollegen. Nutzen Sie also die Möglichkeit, die sich Ihnen bietet, um für sich zu werben!

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Stephan Reins

Dieser Beitrag wurde von Stephan Reins verfasst. Er entwickelt für www.Karriere-Jet.de Mehrwertdienste, wie den Bewerbungseditor. Darüber hinaus ist er spezialisiert auf Themen rund um die Bewerbung und gibt sein Wissen hier an Interessierte weiter. Folge ihm auf Google+, um über neue Beiträge sofort informiert zu werden.