Home-Office

Keine Anfahrtskosten zur Arbeitsstelle und bessere Work-Life-Balance. Mit zunehmender Digitalisierung wird das Arbeiten von Zuhause immer interessanter! Doch welche Voraussetzungen werden an ein Homeoffice gestellt? Darf der Chef unangekündigt vorbeikommen und welche Kosten werden mir erstattet? Hier die Antworten auf wichtige Fragen.

Mit Einzug des digitalen Zeitalters in die Arbeitswelt wurden viele neue Beschäftigungsmöglichkeiten geschaffen. Unter anderem zählt das Arbeiten im Homeoffice dazu. Besonders geeignet ist diese Arbeitsform für Freelancer, wie Grafiker oder Texter, doch auch in vergleichsweise “klassischen” Berufsgruppen sind immer häufiger Befürworter des (zumindest partiellen) Home Office zu finden.

Arbeitgeber sind so nicht gezwungen, dem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz bereitzustellen und die Kosten dafür zu tragen. Arbeitnehmern bietet sich die Möglichkeit, Berufs- und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren (Work-Life-Balance).

Doch welche Voraussetzungen gelten für die Arbeit von Zuhause und welche Vor- und Nachteile kann diese Arbeitsform mit sich bringen?

Vor- und Nachteile des Home Office im Überblick

Arbeiten im Team oder doch lieber alleine in den eigenen vier Wänden? Diese Vor- und Nachteile bietet eine Tätigkeit im Home Office:

Vorteile

• Produktivität
  Meist wird dem Homeoffice eine erhöhte Produktivität zugeschrieben, da beispielsweise Störungen durch Kollegen und etwaige Fahrtstrecken wegfallen. Durch das Arbeiten von zu Hause haben Sie die Möglichkeit, sich vollkommen auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und nicht durch externe Faktoren unterbrochen zu werden.
• Verfügbarkeit
  Sie werden vermutlich weniger krank. Vor allem im Winter scheinen Büros von einer regelrechten Erkältungswelle überrollt zu werden. Durch das Arbeiten im Home Office bleiben Sie nicht nur gesund, sondern stecken auch keine Kollegen an, sofern Sie doch mal „etwas ausbrüten“.
• Arbeitszeit
  Arbeitgeber profitieren von der erhöhten, tatsächlichen Arbeitszeit der Mitarbeiter, wobei diese sich daraus ergibt, dass Small-Talk mit Kollegen oder die Anfahrzeit zu Arbeitsstelle (Stau, etc.) wegfallen.
• Flexibilität
  Ein weiterer Vorteil des Homeoffice ist die erhöhte Flexibilität, da Sie Ihren Tag vergleichsweise frei gestalten können und die Möglichkeit haben, nach Ihrem eigenen Biorhythmus zu arbeiten.
• Weniger Stress
  Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden kann als Prävention vor einem Burnout dienen, sofern Sie Ihre Arbeitszeit strukturiert einteilen. Die vertraute Umgebung und die entspannte Atmosphäre tragen dazu bei, dass Stress weniger Chancen hat und Sie mit voller Konzentration an Ihren Projekten arbeiten können.

Nachteile

• Ab vom Schuss
  Sofern nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens im Home Office beschäftigt sind, werden Sie vermutlich Ihren Chef vergleichsweise weniger sehen, als andere Mitarbeiter. Sie können dadurch aus dem Fokus geraten und die Chance auf eine Gehaltserhöhung oder die Zuteilung eines spannenden Projektes verpassen.
• Soziale Isolation
  Telefonate oder Videokonferenzen können den echten Austausch mit Kollegen nicht ersetzen. Die Chancen, sich sozial zu isolieren stehen daher sehr hoch. Aufgrund einer starken Tendenz, im Home Office zu vereinsamen, raten Experten, die Form der häuslichen Arbeit auf maximal zwei Tage pro Woche zu begrenzen.
• Ablenkungen
  Es sind eine Menge Selbstdisziplin und Organisationsfähigkeit gefragt, um die Tätigkeiten im Home Office effektiv erledigen zu können. So ist es beispielsweise obligatorisch, die Arbeitszeiten konkret einzugrenzen, eine feste Struktur hinsichtlich des Arbeitsalltages zu bewahren und sich nicht durch Haushaltstätigkeiten oder die Familie ablenken zu lassen.
• Vermischung Privat und Beruf
  Die Abgrenzung zwischen dem Privat- und Berufsleben fällt Arbeitern im Home Office oftmals sehr schwer. Hinzu kommt die fehlende Motivation, die im Büro durch feste Arbeitszeiten und entsprechende Atmosphäre gesteigert wird.

Diese Voraussetzungen gelten für das Home Office

Grundsätzlich können Sie Ihren Arbeitsplatz frei einrichten und gestalten. Allerdings gelten auch für das Home Office bestimmte Voraussetzungen, um einen möglichst effektiven Arbeitsalltag zu gewährleisten. So gibt es für jeden Beruf gesonderte Sicherheitsbestimmungen, denen es unbedingt Folge zu leisten gilt. Dies kann beispielsweise auch bedeuten, dass der Bildschirm eine bestimmte Mindestgröße aufweisen muss oder die Beleuchtung optimiert wird, um die Augen zu schonen.

Zudem müssen Dokumente sicher aufbewahrt werden und die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt sein. Hierfür eignet sich die Installation einer geeigneten Firewall auf dem PC sowie ein abschließbarer Raum, um etwaige Dokumente vor der Weitergabe an Dritte zu sichern. Darüber hinaus müssen die technischen Voraussetzungen, wie eine ausreichende Internetverbindung und, je nach Unternehmen, ein PC mit Kamera gegeben sein.

Um die Einhaltung dieser Maßnahmen beurteilen zu können, wird sich Ihr Chef in den meisten Fällen selbst ein Bild des Arbeitsplatzes machen wollen. Hierfür darf er allerdings nicht ungefragt erscheinen, sondern muss eine Besichtigung vorab schriftlich beantragen. Wie oft und wann eine solche “Kontrolle” stattfindet, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten schriftlich in einer Homeoffice Regelung vereinbaren.

Wer übernimmt die Kosten für das Home Office?

In den meisten Fällen ist es üblich, einen Firmenlaptop oder ein Firmenhandy vom Unternehmen zur Verfügung gestellt zu bekommen. Wenn (fast) ausschließlich von Zuhause gearbeitet wird und Ihnen der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen kann, haben Sie unter Umständen Anspruch auf eine partielle Übernahme der Mietkosten. Dies sollten Sie allerdings vorab schriftlich vereinbaren.

Unter bestimmten Kriterien können Arbeitnehmer die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch von der Steuer absetzen – und zwar als Werbungskosten bis zu einem Gesamtbetrag von 1.250 Euro im Jahr. Selbständige, für die das Home Office der berufliche Mittelpunkt ist, können Miete, Ausstattung und Nebenkosten sogar komplett absetzen. Die Aufwendungen müssen sich aber direkt dem Arbeitszimmer zurechnen lassen. Einige Kosten, wie Strom und Heizung, werden daher anteilig über die gesamte Immobilie errechnet.

Voraussetzung für den steuerlichen Abzug ist zudem, dass das Arbeitszimmer auch wirklich ein Büro ist. Eine Arbeitsecke oder ein Durchgangszimmer sind nicht steuerlich absetzbar. Private Gegenstände, wie Fernseher und Couch, dürfen sich nicht im Arbeitszimmer befinden. Das Zimmer darf auch nicht zusätzlich als Lagerraum für Kinderspielzeug dienen.

Wie werden die Arbeitszeiten im Home Office reguliert?

Arbeitszeiten werden grundsätzlich genauso gehandhabt, wie im klassischen Büro. Arbeitnehmer dürfen maximal acht Stunden arbeiten, unter besonderen Voraussetzungen sind bis zu zwei Überstunden möglich. Sie sollten jedoch immer beachten, dass manche Berufsgruppen von diesen Regelungen ausgenommen sind und gesonderte Arbeitszeiten haben.

Sofern Sie mehr als sechs Stunden arbeiten, haben Sie Anrecht auf 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden, sind es 45 Minuten Pause. Zwischen den einzelnen Arbeitstagen muss eine Pause von mindestens 11 Stunden liegen. Der Vorteil gegenüber der Arbeit im Büro stellt die flexible Zeiteinteilung dar, wobei Sie die Möglichkeiten vorab mit Ihrem Vorgesetzten besprechen sollten.

Darüber hinaus müssen Sie nicht ständig erreichbar sein. Nach der regelmäßigen Arbeitszeit haben Sie ein Recht auf Freizeit und müssen weder auf Anrufe, noch auf E-Mails antworten.

Wann haftet die Unfallversicherung im Home Office?

Wenn Sie während der Arbeit einen Unfall haben, sind Sie durch die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert. Dies gilt auch im Home Office. Allerdings bezieht sich der Schutz nur auf Tätigkeiten, welche unmittelbar in Zusammenhang mit Ihrem Beruf stehen. So fällt es beispielsweise nicht in den Aufgabenbereich der Unfallversicherung, wenn Sie sich beim Kaffeekochen die Hand mit heißem Wasser verbrühen.

Habe ich ein Recht darauf, im Home Office zu arbeiten?

Hinsichtlich der aktuellen Gesetzeslage haben Arbeitnehmer kein Anrecht auf einen Arbeitsplatz im Home Office. Die Entscheidung trifft allein der Arbeitgeber. Er kann Ihre Anfrage genehmigen oder auch ohne Begründung ablehnen. Das fehlende Anrecht auf Arbeit von Zuhause bedeutet im Gegenzug aber auch, dass Ihr Chef Ihnen nicht vorschreiben kann, in Telearbeit zu arbeiten, außer Sie haben sich explizit auf eine Position im Home Office beworben.

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern aber freiwillig die Möglichkeit, ihre berufliche Tätigkeit zumindest teilweise von zu Hause durchzuführen. Stimmt der Arbeitgeber Ihrer Anfrage auf Home Office zu, können Sie versuchen, diese Vereinbarung in Ihrem Arbeitsvertrag schriftlich zu fixieren. Dadurch wird die Entscheidung verbindlich und Sie können sich später darauf berufen.

Wie angedeutet, ist es nicht ungewöhnlich, dass nur eine begrenzte Anzahl von Arbeitstagen zur Heimarbeit genehmigt wird. Das ist auch für den Mitarbeiter gesund, da Sie so nicht vom Unternehmen isoliert werden und regelmäßig mit den Kollegen persönlich in Kontakt stehen.

Auch wenn es für eine Arbeit im Home Office derzeit keine gesetzliche Grundlage gibt, ist in diesem Bereich aktuell beim Gesetzgeber viel in Bewegung. Es lohnt sich daher zu beobachten, ob vielleicht schon in naher Zukunft mit einer gesetzlichen Grundlage für Telearbeit zu rechnen ist oder sich die rechtliche Lage zumindest verbessert.